Utilizzo del computer e gestione file

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Utilizzo del computer e gestione file

Utilizzo del computer e gestione file

Cartelle e documenti

Tutte le operazioni che si eseguono al pc comportano l’utilizzo di cartelle e documenti

Cartella = directory, raccoglitore in cui sono ordinati i file del pc. Si trovano nel disco rigido, contengono file, programmi o altre cartelle o semplici documenti.

Ogni cartella è individuata con un nome preciso.

Una cartella in pratica è un “luogo” preciso dell’hard disc, di un floppy, di un cd, di una qualsiasi unità di rete.

BARRE DI SCORRIMENTO permettono di visualizzare il contenuto di una cartella troppo grande che non poteva essere visualizzata per intero.
Barra di scorrimento orizzontale/verticale

PULSANTI IMPORTANTI CHE TROVATE IN OGNI FINESTRA: Riduci a icona, Ingrandisci a tutto schermo, Chiudi, Ripristina in basso.

RISORSE DEL COMPUTER
Offre una rappresentazione grafica di ciò che si trova dentro al PC,
le cartelle sono disposte su vari livelli, poiché ogni cartella può contenere altre cartelle.
Primo livello: floppy. CD, hard disc… cliccando sopra si scende nei livelli sotto.

ESPLORA RISORSE
È un programma che permette di gestire cartelle e documenti.
START à TUTTI I PROGRAMMI à ACCESSORI à ESPLORA RISORSE

Gestione file

In windows è importante saper ordinare e archiviare il proprio materiale.

Creare cartelle con nomi intelligenti!

Si possono creare nuove cartelle sul desktop, nella finestra ESPORA RISORSE, o in un qualsiasi cartelle (tranne risorse del computer!)

Una cartella di crea

con il tasto destro del mouse
dal menu file della cartella stessa all’interno della quale ne vogliamo inserire un’altra.

L’ALBERO DELLE CARTELLE

Con le cartelle si crea una gerarchia strutturata delle informazioni: ogni cartella può contenere tutte le cartelle che vuole ma può essere contenuta in una soltanto.

Struttura dati: albero. (o gerarchia delle cartelle)

Vedere ESPLORA RISORSE

Simbolo + significa che si può entrare in ramificazioni più profonde

Simbolo – significa che siamo nelle foglie dell’albero.

Pulsante “Livello superiore” permette di spostarsi più velocemente da una livello a quello sopra. Sta nella barra degli strumenti standard

RINOMINARE FILE E CARTELLE

Per rinominare un file o una cartella si può

selezionare il file o la cartella e quindi cliccare sul nome e premere invio
cliccare con il tasto destro del mouse sul file e andare sulla voce rinomina
selezionare l’icona e premere il tasto F2

Attenzione a NON MODIFICARE L’ESTENSIONE DEL FILE!!!

VISUALIZZAZIONE DI FILE E CARTELLE

I file o le cartelle possono essere visualizzati in modo diverso e ordinati automaticamente per nome, tipo di file, dimensioni dei file e data.

Si va sul menu VISUALIZZA/DISPONI ICONE (oppure clicca sui pulsanti di visualizzazione della barra degli strumenti)

Icone (grandi o piccole): è una rappresentazione grafica che dà un buon colpo d’occhio, utile per trascinare documenti.

Elenco e dettagli: questa permette di visualizzare l’elenco delle informazioni dei file: tipo di formato, dimensioni, data e ora dell’ultima modifica.

E’ possibile ordinare l’elenco di file o anche le icone per NOME, TIPO, DIMENSIONI E DATA.

MENU VISUALIZZA à DISPONI ICONE PER

Per contare gli oggetti in una finestra c’è la barra di stato!!! Se non è presente si inserisce sempre dal menu visualizza.

PROPRIETA’ DI FILE E CARTELLE

Ogni oggetto di windows è caratterizzato da una serie di proprietà e di impostazioni che ne determinano il funzionamento

Fra le proprietà: icona, dimensioni, luogo di memorizzazione sul disco rigido, nome del file corrispondente, data di creazione, data ultimo salvataggio…

Tasto destro del mouse à proprietà
Menu File à proprietà (dopo aver selezionato il file)

Proprietà
Generale: tipo di file, nome, data creazione, ultimo accesso, dimensioni (su disco rigido), percorso (nell’albero delle cartelle), ecc…

Attributi: solo lettura e nascosto, si possono modificare

Principali estensioni:

doc = file di word
xls = file di excel
ppt = file di power point
jpg, bmp, gif = file immagine
wav, mp3, mid = file audio
avi = file video

COPIARE E SPOSTARE

Per copiare, spostare o tagliare un documento o un file bisogna prima di tutto selezionarlo col tasto sinistro del mouse.

Per selezionare tutti gli elementi si può fare con la voce seleziona tutto del menu modifica

Per selezionare solo alcuni file:

per file e cartelli adiacenti e contenuti in aree delimitabili con rettangoli allora si preme il tasto destro del mouse e si “ricoprono” tenendo sempre premuto il pulsante
oppure selezionare se sono adiacenti il primo e l’ultimo elemento tenendo premuto il tasto Maiusc (freccia in alto)
se non sono adiacenti si selezionano tenendo premuto il tasto Ctrl

Tagliare: selezionare file quindi col tasto destro del mouse o dal menu modifica o premendo Ctrl+x

Incolla: selezionare file quindi col tasto destro del mouse o dal menu modifica o premendo Ctrl+v

Copia: selezionare file quindi col tasto destro del mouse o dal menu modifica o premendo Ctrl+c

Tecnica del Drag and Drop

Si può fare la stessa cosa da ESPLORA RISORSE

Per trascinare basta prendere l’oggetto da una cartella e portarlo nell’altra!
Per copiare un oggetto da una cartella bisogna fare la stessa operazione tenendo premuto il tasto Ctrl.
Se invece faccio la stessa operazione col tasto destro, windows mi chiede quando lascio il pulsante quale operazione voglio fare (copiare, creare collegamento, annulla, spostare)

FORMATTARE UN FLOPPY
Significa predisporlo alla scrittura

Personalizzare il Desktop

Abbiamo visto come si creano le cartelle sul desktop. Ma possiamo fare anche altre cose:

Creare i collegamenti: si può creare un collegamento ad un file o a un programma cliccando con il tasto destro in un punto vuoto del desktop e andare sulla voce NUOVO, quindi continuare con COLLEGAMENTO, scegliere il percorso del file o del programma quindi premere Avanti.

L’eliminazione di un collegamento non elimina il file o il programma a cui questo fa riferimento.
Si può anche selezionare direttamente il file o il programma di cui si vuole creare il collegamento e tramite il tasto destro del mouse selezionare Invia al à desktop (crea collegamento) oppure direttamente Crea collegamento sempre nel menu di scelta rapida.
I collegamenti sono identificati da una freccia nera nell’angolo in basso a sinistra dell’icona.

Utilizzare il cestino.
Modificare il desktop, e lo sfondo. Questo si può fare cliccando con il tasto destro in un punto vuoto dello schermo e quindi selezionare dal menu di scelta rapida la voce proprietà. Qui si apre quindi una finestra di dialogo con diverse scheda:

Temi: potete scegliere fra temi classici o personalizzati (si possono scaricare da internet)
Desktop: dal quale è possibile modificare il motivo dello sfondo del desktop, con immagini proposte da windows o presenti nelle vostre cartelle.
Screen Saver, da dove è possibile scegliere uno screen saver che si attiva dopo che il pc resta inattivo per un certo numero di minuti che scegliete voi.
Aspetto: permette di modificare alcune caratteristiche delle finestre e di alcuni pulsanti
Impostazioni: vi permette di modificare la risoluzione dello schermo e il numero dei colori in base ovviamente alle prestazioni del vostro video e della vostra scheda video.

Barra delle applicazioni

La barra delle applicazioni si trova sulla parte bassa dello schermo. Nella sua parte sinistra si trova il pulsante START.

Il menu START permette di accedere ad un menu di avvio per arrivare ad aprire programmi e documenti su nostro pc.

Cliccando con il tasto destro del mouse sulla barra delle applicazioni potete accedere alla voce MOSTRA DESKTOP per sgombrare il monitor dalle finestre aperte.
Viceversa con lo stesso procedimento potete tornare a visualizzare le finestre aperte nella vostra scrivania.

Premendo il tasto destro sulla barra delle applicazioni quindi scegliendo PROPRIETA’ possiamo personalizzare la barra (Nascondi automaticamente, sempre in primo piano, mostra icone inattive, mostra orologio).

Tra le voci del menu START c’è CERCA.
Questo comando vi permette di inserire nella casella di testo (pannello di destra) delle parole chiave e scegliere a quale categoria e in quale settore del vostro PC andarle a cercare. Nel panello di sinistra trovate invece i risultati della vostra ricerca.

Pannello di controllo

Alla finestra Pannello di Controllo si accede dal menu Start o attraverso l’omonima icona Risorse del Computer. Qui dentro ci trovate:

SISTEMA: vi dà le informazioni della configurazione del computer, nome e versione del sistema operativo, dimensione della memoria RAM istallata.

DATA E ORA: permette di modificare la data e l’ora che appare nel SYS-TRAY

SUONI E PERIFERICHE AUDIO: modifica l’audio e il volume

TASTIERA: permette di definire la lingua della tastiera

MOUSE, TASTIERA, SCANNER E FOTOCAMERE DIGITALI, STAMPANTI E FAX: è possibile configurare queste componenti hardware.

Da STAMPANTI è possibile visualizzare tutte le stampanti accessibili dal PC e selezionare attraverso il menu FILE quella predefinita. E’ possibile inoltre installare una nuova stampante.

INSTALLAZIONE APPLICAZIONI: consento oltre all’installazioni delle varie applicazioni anche l’aggiornamento e la rimozione delle stesse.

PROPRIETA’ DELLO SCHERMO: vedi personalizzazione del desktop.

ACCESSO FACILITATO: permette l’attivazione di semplificazioni per l’uso del pc da parte dei portatori di handicap. (Danno segnalazioni audio, aumentano la luminosità e i contrasti dello schermo, etc…)

Stampare un documento

Per stampare un documento possiamo:

Premere il pulsante stampa nella barra dei pulsanti del programma con il quale il documento è stato creato (se c’è)
Andare sul menu file e scegliere quindi la voce stampo
Ciccare con il tasto destro del mouse sul file da stampare e quindi scegliere dal menu di scelta rapida la voce STAMPA

Quando si utilizza il metodo numero 2) il programma in genere apre una FINESTRA DI DIALOGO che si chiama stampa, nella quale trovate:

Il nome della stampante
Lo stato della stampante (in pausa, stampa in corso, etc…)
Il percorso della stampante (per es. se la stampante è in rete)
Il riquadro “Pagine da stampare”: Tutte, pagina corrente, pagina da-a
Il riquadro “Copia”: Numero di Copie, fascicola
Il riquadro “Zoom”: Pagine per foglio, Adatta al formato
Stampa di Documento, Assegnazione Tasti, ecc… e Stampa: Tutte le pagine dell’intervallo, solo pagine pari etc…
PROPRIETA’ che vi fa accedere ad un’altra finestra di dialogo: dove trovate 3 schede:
Di base: Formato Carta (A4…), Pagine Multiple, Orientamento, Copie, Tipo di Carta (normale, fotografica), Origine Carta (da quale vassoio la deve prendere)
Avanzate: Risoluzione, Modalità risparmio
Supporto: informazioni sulla stampante.

Se ci si accorge dopo aver inviato la stampa di avere commesso alcuni errori:
si va dal menu start in “stampanti e fax”, si seleziona la stampante che si sta usando,
quindi si va al menu Documento, quindi da lì: sospendi, riprendi riavvia, annulla, proprietà
o dal menu stampante: Sospendi, Elimina tutti i documenti in stampa.

I virus

Il virus è un programma ultraleggero che modifica il comportamento di altri programmi.

Contiene un numero limitato di istruzioni, quindi è facilmente trasportabile.

Quando viene eseguito il file che lo porta, il virus cerca altri programmi a cui legarsi.

Sono scritti in linguaggi di basso livello (l’assembler), linguaggi molto vicini al linguaggio macchina.

I virus in genere: interferiscono con la scrittura nei registri di memoria, con la creazione o cancellazione di file o cartelle, etc… (agiscono per es. sulla tabella di allocazione file o nel boot).

Boot = parte del disco rigido che contiene il programma per il caricamento del sistema operativo nella memoria RAM.

Worm= tipo particolare di virus in grado di replicare se stesso. Un worm può arrivare ad occupare tutta la RAM.

Contagio:

scambio di dischetti o di file per posta elettronica
Virus da Macro (provengono da programmi office) e traggono origine dalla possibilità di creare delle Macro. Per evitare questo genere di contagio basta scambiarsi i file in un formato che non accetti le macro, per es. l’RTF (Rich Text Format).
Scaricamento di programmi.

Antivirus: Archivio, Aggiornamento, Quarantena.
Principali antivirus: Norton, PC-cillin, F-Secure, Dr. Solomon, Virus Scan, AVG.

Prompt del DOS

Si accede da Start à Tutti i programmi à Accessori à Prompt dei comandi

ALT+INVIO= ingrandisce o rimpicciolisce la finestra dei comandi

Techinche OLE

OLE (Objecting Linking and Embedding) permette di copiare e incollare oggetti non omogenei. Per es. un’immagine in un documento Word.
In word questo è possibile cliccando sulla voce OGGETTO del menu INSERISCI.

Anteprima di un documento

Per vedere l’anteprima di un documento si può:

cliccare sul documento e poi scegliere la voce ANTEPRIMA dal menu VISUALIZZA!
Da ESPLORA RISORSE, selezionare il file, quindi dal menu FILE andare su Anteprima

In genere i file aperti in Anteprima non posso essere modificati se non con programmi appositi. Sono file di sola lettura.

Potrebbe non essere istallato il programma di “Anteprima”.

Word

I word processor sono gli applicativi per PC più diffusi. [Corel WordPerfect, Lotus Word Pro].

[Lanciare il programma (START, icona di collegamento, file selezionato).]
Caratteristiche del foglio di lavoro (righelli, barre di scorrimento).

[Aprire un documento; File/Apri, Pulsante Apri]
(Per cambiare la cartella di default: Strumenti/Opzioni/Directory)
Modificare il nome utente dalla scheda Strumenti/Opzioni/Utente
Finestra/Alt+Tab Finestra/Disponi tutto

Creare documento
Nuovo o File/Nuovo/Generale/Documento vuoto/OK (nome di default)

Salvare il lavoro
File/Salva con nome/MAIUSC+F12
Salva (CTRL+S)
Tipi di formato [quando si salva il programma in una versione precedente può andare perduta parte della formattazione, es. Word 97 a Word 6.0]
Filtri di conversione (cliccare sulla guida rapida/Office sul Web, sito Microsoft update/ Software library)

Chiudere un documento
File/Chiudi (CTRL+F4)
Pulsante X
File/Esci (Alt+F4)

L’interfaccia di Word

Il formato elettronico del foglio è molto diverso dal foglio tradizionale.
Quindi, è opportuno studiare il layout dello schermo attraverso l'opzioni presenti nel menu Visualizza

Normale (predefinita, compare solo il righello orizzontale)
Layout di stampa (per vederlo come apparirà una volta stampato; utilizza una maggiore quantità di memoria del sistema e rallenta lo scorrimento della pagina)
Layout web (visualizzarlo come appare da un browser web)
Struttura (per vederlo con l’organizzazione in titoli di diverso livello e in paragrafi)

oppure pulsanti a sinistra della barra di scorrimento orizzontale.

Strumenti di ingrandimento/zoom

Per visualizzare il documento nel modo più congeniale utilizziamo
Visualizza zoom: percentuale, più pagine ed altro o pulsante sulla barra degli strumenti.

Modificare le barre degli strumenti

Barra degli strumenti, barra di formattazione o aggiungi pulsanti.
Visualizza/Barra degli strumenti/Personalizza.

Spostarsi all’interno del testo

Basta cliccare nel punto desiderato, il cursore diventerà un trattino verticale lampeggiante. In particolare, per sovrascrivere bisogna premere il tasto Ins prima di iniziare la battitura (SSC sulla barra di stato).

Inserire caratteri speciali e simboli

Inserisci/ Simbolo
2 schede:
Simboli: selezionare nella casella Tipo di carattere quello che state usando
Caratteri speciali: simbolo di copyright, marchio registrato
Per visualizzare o nascondere i caratteri di controllo premere il tasto Mostra/Nascondi
Selezione del testo: singolo, doppio clic.

Cancellare, copiare, spostare

Tasto Backspace/tasto Canc/CTRL+Canc(di parola in parola) oppure selezionare la parte di testo da cancellare e premere il tasto Canc.

Modifica: Taglia, copia, incolla o pulsanti o tecnica del drag and drop o combinazione di tasti.

Trovare e sostituire

Word dispone di vari strumenti per compiere ricerche all'interno del testo e sostituire in modo automatico gli elementi trovati con altri più appropriati.

Per attivare la funzione di ricerca selezionare
Modifica/Trova oppure con CRTL+MAIUSC+T(o S)
3 schede:
Trova: permette di cercare parole all'interno del testo
Sostituisci: due caselle di testo, Sostituisci o sostituisci tutti
Vai a: permette di visualizzare determinati elementi all'interno del documento.

Formattare un testo

Il programma ha un'impostazione e un carattere predefiniti. Possiamo personalizzare l'impaginazione del documento, cioè delimitazione dei margini, definizione del paragrafo, distanza tra una riga e l'altra, tipo e grandezza del carattere, stile del testo ed altro. Se definisco tali criteri prima di iniziare a scrivere le impostazione si attivano per tutto il testo altrimenti seleziono.

Formattare dei paragrafi

Formato/Paragrafo
2 schede: Rientri e spaziature
Distribuzione testo: Controlla righe isolate impedisce che l'ultima riga di un paragrafo venga stampata in una nuova pagina, Mantieni assieme le righe e con il successivo impediscono che il programma inserisca interruzioni di pagina all'interno di un paragrafo o di 2 paragrafi collegati.

Formattare i caratteri

Formato/Carattere
3 schede: Tipo, Spaziatura e posizione, Effetti di testo
Tipo: Tipo carattere, stile, dimensione, colore.
Stile: insieme di caratteristiche di formattazione per modificare il testo.

Spaziatura e posizione: permette di variare lo spazio tra i caratteri e la loro posizione rispetto alla riga immaginaria.
Casella Proporzioni: consente di dilatare o restringere le proporzioni del testo rispetto alla grandezza normale.
Casella Spaziatura: permette di introdurre maggiore o minore spazio tra i caratteri rispetto a quello previsto dal tipo di carattere usato.
Casella Posizioni: permette di variare la posizione della scrittura da quella normale a quella di apice o pedice.

Effetti di testo: è possibile attribuire al testo effetti speciali che non sono trasportabili nella stampa.

Maiuscole e minuscole

Formato/Maiuscole minuscole oppure Maiusc+F3.

Aggiungere bordi e sfondi al documento

Formato/Bordi e sfondo

Gli elenchi

Ottimo sistema per rappresentare in modo ordinato in modo ordinato un insieme di elementi. Formato/Elenchi puntati e numerati o pulsanti.
Quando si aggiunge un nuovo elemento alla lista Word aggiorna automaticamente l'elenco. Se dopo aver creato un elenco volete trasformarlo in testo normale lo selezionate e poi pulsante Elenco.

Creazione di Capolettera

Il capolettera permette di ingrandire e mettere in risalto la prima lettera del paragrafo.
Formato/Capolettera. Per eliminarlo bisogna selezionarlo, Formato/capolettera e nell'area posizione selezionare la voce Nessuno.

La sillabazione

Strumenti/Lingua/Sillabazione: scegliere la parte di testo che si vuole sillabare, quante righe consecutive. Maggiore è lo spazio lasciato tra il testo e il margine destro della pagina e minore sarà il numero di sillabazioni presenti nel documento.
Inserire il numero di pagina

Per inserire una numerazione progressiva delle pagine:
Inserisci/Numero di pagina + Formato.

Interruzione di pagina e di sezione

Servono per creare all'interno di un documento aree con layout distinti.
Inserisci interruzione: l'interruzione di pagina permette di lasciare righe vuote nella pagina e andare direttamente alla pagina successiva , le interruzioni di sezione permettono di cambiare la formattazione, i parametri di impaginazione all'interno di un documento.

Intestazioni e piè di pagina

Le intestazioni e i piè di pagina rappresentano elementi molto utilizzati nell'impaginazione di documenti formali.
Le intestazioni possono contenere testo o immagini e sono poste sopra il margine superiore della pagine mentre i piè di pagina occupano lo spazio del margine inferiore.
Visualizza/Intestazioni e piè di pagina

Le tabelle

Le tabelle permettono di organizzare le informazioni in righe e colonne e migliorare l'impaginazione dei documenti.
Tabella/Inserisci tabella
Cliccare sulla cella per posizionarmi oppure mi sposto con i Tasti freccia o Tasto Tab o Maiusc+Tab
Ctrl+Tab (per inserire una tabulazione) all'interno di una cella.
Selezionare riga e colonna.

Formattare una tabella

Modificare la grandezza delle celle: posizionarsi sui bordi della cella fin quando diventa una doppia freccia.
Operazioni sulla cella: posizionarsi sul lato orizzontale o verticale della cella, cliccare con il tasto destro oppure selezionare Tabella/Proprietà tabella.
Spostare o ridimensionare l’intera tabella: quadratino di spostamento e di ridimensionamento.
Inserire ed eliminare righe e colonne: Inserisci/ Righe sopra e sotto; Tabella/Elimina
Eliminare il contenuto (Tabella/Seleziona tabella/Canc)
Eliminare la tabella ma non il contenuto (Converti/ tabella in testo); per convertitre un testo in tabella scegliere Converti/ Testo in tabella.
Eliminare sia tabella che testo: Tabella/Elimina tabella.
Per ordinare gli elementi di una colonna selezionare tutta la tabella, fare clic sul menu Tabella e scegliete la voce Ordina.

Vocabolario e grammatica

Strumenti/Opzioni/Ortografia e grammatica
Stato di ortografia e grammatica: doppio clic apre una
finestra in cui visualizza i suggerimenti ortografici, grammaticali
o stilistici; doppio clic: passa all’errore successivo
oppure Strumenti/Stao ortografia e grammatica

Elementi grafici

Due tipi di grafica:
• Disegni
• Immagini
- Inserisci/Immagine
- Barra Disegno
- Modificare il disegno
- Pulsante seleziona oggetti-Maniglie
- Per colorare utilizzare il pulsante colore linea o riempimento

WordArt
Pulsante WordArt/OK
Barra degli strumenti WordArt
ClipArt
Inserisci ClipArt:
- Immagini: contiene disegni e fotografie nei formati grafici più diffusi (.bmp,.jpg,.gif).
- Suoni: contiene file audio (.wav, .mid, .au)
- Filmati: contiene video e animazioni in formato .avi, mpeg, .mov, sia immagini GIF animate.

E’possibile aggiungere nuove categorie cliccando sulla prima icona della lista (Nuova Categoria).
Quando si clicca sull’immagine si apre la barra dei pulsanti ClipArt che mi permette di inserire l’immagine (Inserisci ClipArt), visualizzarne l’anteprima (Visualizza anteprima), di organizzare l’archivio (Aggiungi a Preferiti o a un’altra categoria) e compiere delle ricerche (Cerca oggetti ClipArt analoghi).

Importazione di oggetti
Importare un altro documento (ad esempio un foglio di lavoro di Excel) in un documento di Word in modo che sia modificabile aprendo l’applicazione con cui è stato creato. Copia/Incolla speciale/OK.
Per importare un file di immagine: Inserisci/Immagine/Da file

I modelli

File/Nuovo (modello preconfezionato)
Generale: documenti Word, pagina Web, messaggi di
posta elettronica
Lettere e fax
Esempi(Curriculum, Tesi di laurea)

Preparazione della stampa

File/Imposta pagina:
Margini: permette di definire quanto spazio si vuole lasciare
ai bordi del testo.
File/Anteprima di stampa (documento rimpicciolito-lente di ingrandimento-Pagine multiple)
File/Stampa

Stampa Unione

Con la stampa unione è possibile costruire un modello di lettera, busta o simili, da inviare ad un elenco di persone.
Da Strumenti/Lettere e indirizzi/Creazione guidata Stampa Unione, e seguire le indicazioni richieste.

Indici e sommari

Per costruire un indice analitico è necessario individuare nel testo le parole chiave.
Selezionarle e premere Alt+Maiusc+X.
Posizionarsi nel punto in cui inserire l'indice, Inserisci/ Indici e sommario.

Per costruire il sommario bisogna inserire un titolo e contrassegnarlo con Titolo1 e così via.
Visualizza/Struttura o Visualizza Mappa del documento

Caselle di testo

Inserisci/Casella di testo (o pulsante sulla barra del disegno)
Fare le due caselle. Selezionare la prima, cliccare sulla prima e digitare il collegamento.

Excel

Fogli di calcolo (o spreadsheet) sono utili per l’analisi e l’organizzazione dei dati.
Il foglio di calcolo è una griglia di righe e colonne che determina un insieme di celle dove vengono inseriti i dati o formule che producono un risultato utilizzando anche valori presenti in un altre celle.

Per avviare il programma si può

andare sul menu start à programmi à microsoft office à excel
cliccare su un documento xls presente nel pc

Appena aperto il programma vi trovate di fronte una cartella di lavoro, i file delle cartelle hanno estensione xls.

Come in Word sotto la barra del titolo troviamo la barra dei menu con all’estrema destra i pulsanti per ridurre a icona, ridimensionare o chiudere non l’intero programma ma solo la cartella di lavoro aperta!

Subito prima di questi pulsanti c’è la barra di ricerca libera che ci fa accedere rapidamente alle pagine della guida in linea. Operazione che si può fare anche cliccando sul punto di domanda o più velocemente ancora premendo F1.

Le operazioni di Nuono file, Apri, Salva, Chiudi sono identiche a quelle viste in Word.
Breve ricapitolazione:

Nuovo: per aprire una nuova cartella (stiamo parlando di Excel!) possiamo:

selezionare l’opzione Nuovo dal menu file e dal riquadro attività che si apre cliccare su Cartella di lavoro vuota.
Cliccare sulla prima icona (il foglio bianco) a sinistra della barra degli strumenti.

Apri: per aprire una cartella già esistente possiamo:

selezionare l’opzione Apri dal menu file e cercare la cartella interessata.
Cliccare sulla seconda icona (la cartella aperta) della barra degli strumenti.
Selezionare il file tra la parte bassa del menu file dove c’è una lista degli ultimi documenti aperti.
Selezionare il file tra quelli contenuti nel riquadro attività
Fare doppio clic sul nome o l’icona del file cercandolo in risorse del computer.

Salva: Per salvare la nostra cartella di lavoro possiamo:

selezionare l’opzione Salva dal menu file.
Fare clic sulla terza icona (il floppy) della barra degli strumenti.
Premere la combinazione di tasti Maiusc e F12.

Chiudi: per chiudere la singola cartella possiamo:

Selezionare l’opzione Chiudi dal menu file.
Fare clic sul pulsante Chiudi (x) nella barra degli strumenti.

Ricordarsi che la prima volta che si salva una cartella Excel si comporta allo stesso modo di quando si seleziona la voce “Salva con nome”.

Al di sotto della barra dei menu troviamo la barra degli strumenti standard, contenente pulsanti e caselle con cui attivare immediatamente alcune funzionalità più utilizzate, quindi accanto troviamo la barra di formattazione che gestisce le funzionalità legate al formato e all’aspetto del foglio.

Infine troviamo la barra della formula, contenente la casella del nome e quella della formula.

Un foglio di lavoro Excel si presente come una griglia di righe e colonne.
Le righe sono identificate da numeri (1,2,3…) mentre le colonne sono identificante da lettere (A, B,…).

Osservare che dopo la colonna Z c’è la colonna AA, poi AB e così via…
L’incrocio tra una riga e una colonna si chiama cella.
Ogni cella è univocamente determinata dalla composizione degli identificativi della riga e della colonna (una specie di battaglia navale).

La cella dove si trova il cursore avrà il contorno evidenziato e troviamo le coordinate della cella in questione nella Casella del Nome, mentre la Casella della Formula contiene il valore della cella attuale.

Nella parte basse del foglio troviamo come in Word le barre di scorrimento per muoversi rapidamente all’interno della griglia.
A sinistra delle barre di scorrimento troviamo le linguette con le etichette Foglio1, Foglio2 e Foglio3 che permettono di passare da un foglio all’altro nella stessa cartella di lavoro.

Questi fogli si possono rinominare

selezionando la linguetta con un doppio clic;
selezionando la linguetta con un clic poi cliccare col destro e scegliere dal menu di scelta rapida “rinomina”.

Sotto alla griglia troviamo come al solito la barra di stato.
Dalla barra dei menu possiamo decidere tramite la voce Visualizza quali barre vedere.

Inserimento dei dati nelle celle

Una volta aperta la cartella possiamo spostarci sulla griglia con il mouse oppure con le frecce su e giù e il tasto TAB per selezionare la cella interessata.
Se la cella non è nella pagina visibile possiamo cambiare pagina utilizzando le frecce Pagina su e Pagina giù o le barre di scorrimento per raggiungere la cella.

Quando inseriamo un valore nella cella stiamo agendo sulla Casella della Formula, se commettiamo un errore prima di confermarlo possiamo correggerlo con le frecce e i tasti back space, Canc.
Con Invio o con la selezione di una diversa cella confermiamo i dati inseriti nella cella.
Con il testo Esc annulliamo quanto digitato.
Possiamo in ogni caso modificare il valore di una cella riselezionandola e operando come sopra.
Oppure si può selezionare la cella e premere F2 modificando il valore senza usare la casella di formula.

Impostare le formule

I fogli di lavoro oltre che i dati possono contenere delle espressioni. Nell’ambito di Excel queste prendono il nome di formule.

Gli operatori ammessi sono quelli della normale aritmetica (+,*, -, /) e le leggi sulla priorità sono quelle del calcolo usuale. Per fare meno confusione è però consigliato l’uso delle parentesi rotonde.

OSSERVAZIONE: spesso può essere comodo sfruttare la tecnica del riempimento automatico. Scrivete un valore, andate nell’angolo in basso a destra della cella in questione e quando il cursore diventa una freccia lo trascinate nelle celle accanto.

Per inserire una formula dobbiamo SEMPRE far precedere il primo operando dal simbolo =.

Per es. = 7+6

Nonostante nella cella compaia il numero 13 nella barra della formula abbiamo la formula per esteso.

La caratteristica importante delle formule di Excel è che esse possono contenere riferimenti ai valori contenuti in altre celle.

Per es. = A1 + B2

Il programma interpreta A1 e B2 non come stringhe di testo, ma, essendo inserito all’interno di una formula, come il riferimento al contenuto di A1 e di B2.

Se modifichiamo uno dei valori (A1 o B2) Excel aggiorna immediatamente il risultato nella cella formula.

Le formule ovviamente possono contenere sia riferimenti a celle che valori costanti:

per es. =A1+5

I riferimenti alle celle si inseriscono in una formula o “lettera per lettera” oppure cliccando con il mouse nella cella da inserire.

Selezionare le celle

Una delle caratteristiche più interessanti di Excel è quella di potere effettuare più celle su cui effettuare contemporaneamente le stesse operazioni.
Per selezionare celle adiacenti basta puntare il mouse sulla prima e tenendo premuto il tasto sinistro trascinarlo sulle altre che si vogliono selezionare.

Si può fare lo stesso da tastiera tenendo premuto il tasto Maiusc e muovendosi con le frecce.

Per selezionare una colonna o una riga basta fare clic sull’intestazione della colonna e della riga interessata.

Per selezionare tutto il foglio bisogna fare clic nell’angolo in alto a sinistra della cornice.

Se le celle o gli intervalli da selezionare sono non contigui bisogna fare le operazioni sopra descritte tenendo premuto il tasto Ctrl.

Una volta selezionate le celle possiamo modificarne il formato dal menu Formato à celle, cancellare il contenuto premendo il tasto Canc, oppure copiarlo, tagliarlo e incollarlo nello stesso foglio o all’interno di fogli differenti con gli stessi procedimenti visti per i file.

Per spostare all’interno dello stesso foglio possiamo anche utilizzare il metodo del drug and drop. (Tenendo premuto durante questa operazione il tasto Ctrl invece di spostare il contenuto verrà copiato).

Quando vogliamo eliminare alcune celle utilizzando la voce Elimina dal menu modifica il sistema ci chiede come spostare le celle che rimangono.

Analoghe domande ci vengono poste se decidiamo di inerire delle celle dal menu Inserisci.

Con queste operazioni la struttura del foglio viene modificata radicalmente e le formule automaticamente aggiornate.

Per eliminare un foglio di lavoro si va sul menu Modifica quindi Elimina foglio.

Nonostante si possa incollare l’intero contenuto di un foglio su un altro foglio, è consigliato usare per questa operazione l’opzione Sposta o Copia foglio del menu Modifica.

Trova, sostituisci e vai

In Excel come in Word è possibile cercare all’interno del foglio di lavoro una determinata occorrenza di una stringa ed eventualmente sostituirla.
Si accede a queste opzioni dal menu Modifica.
Osservare la differenza tra la ricerca per formule e quella per valori.

Con l’opzione Vai si può raggiungere una cella di cui si conoscono le coordinate.

Formato delle celle

In Excel possiamo innanzitutto cambiare l’ampiezza delle celle. Col mouse posizionandosi nel margine destro dell’intestazione di una colonna o inferiore dell’intestazione di una riga.
Facendo doppio clic sul margine destro dell’intestazione possiamo far assumere alla colonna la dimensione minima necessaria per visualizzare completamente il contenuto della cella.

Per modificare font, dimensione e attributi dei caratteri si deve prima selezionare la cella o l’intervallo di celle, quindi agire sulla barra di formattazione.

Per una formattazione più dettagliata possiamo andare in formato à celle dove troviamo:

La scheda Numero: possiamo scegliere la categoria, ovvero il tipo di dati contenuti nelle celle

La scheda Allineamento: possiamo decidere come deve essere allineato il testo in una cella.

La scheda Carattere: possiamo scegliere il tipo, le dimensioni, il colore, lo stile e l’eventuale sottolineatura del carattere scelto.

La scheda Bordo: possiamo scegliere lo stile e il colore del bordo della cella.

La scheda Motivo: possiamo scegliere il colore ed un eventuale motivo per lo sfondo della cella.

Osservazione: molto comodo è il pulsante Copia formato nella Barra degli strumenti standard.

Pulsanti della barra di formattazione

Unisci e centra: Unisce un blocco contiguo impostando al centro l’allineamento della cella risultante

Valuta: Imposta la cella con lo stile Valuta, aggiungendo al numero il simbolo della valuta.

Euro: imposta la valuta Euro.

Stile percentuale

Stile separatore: Separa le migliaia con un punto.

Aumenta decimali: Aumenta di uno il numero dei decimali visualizzati.

Diminuisci decimali

Funzioni

Le funzioni sono dei procedimenti di calcolo che accettano in ingresso valori variabili e valori costanti, li elaborano e restituiscono in output un risultato.

Abbiamo visto che la formula = A1+A2 somma i valori delle prime due celle.
Lo stesso risultato si ottiene utilizzando la funzione SOMMA in questo modo

= SOMMA(A1;A2)

All’interno degli argomenti di una funzione possiamo inserire sia un valore costante sia le coordinate di una cella.

Se le celle da sommare sono contigue possiamo anche indicare il loro intervallo mettendo il simbolo “:”

= SOMMA(B3:D3)

Esegue la somma dei valori delle celle B3, C3 e D3.
Possiamo anche combinare le due cose

=SOMMA(A1;A2; B3:D3)

Per scrivere una funzione dopo aver digitato il simbolo = abbiamo più possibilità:

Digitare per intero il nome della funzione ricordando precisamente la sintassi.
Digitare per intero il nome e selezionare le celle argomento della funzione stessa con il mouse.
Scegliere la funzione dal menu Inserisci à Funzione

OSSERVAZIONE: Pulsante di Somma Automatica

Comuni Funzioni Predefinite

Fra le varie funzioni che Excel mette a disposizione ricordiamo:

Le funzioni statistiche:
la più usata è senz’altro la funzione MEDIA che calcola la media aritmetica di più valori. La sua sintassi è simile a quella della funzione SOMMA vista in precedenza.
Troviamo tra queste anche le funzioni MODA, MEDIANA, MIN e MAX.

Le funzioni matematiche e trigonometriche:
Troviamo, oltre la SOMMA, il PRODOTTO, la POTENZA, il LN (logaritmo naturale).
Vari tipi di arrotondamento come INT, TRONCA, ARROTONDA.
Varie funzioni trigonometriche come SEN, COS, TAN, ARCCOS…
E’ possibile scrivere la costante PI.GRECO che restituisce tale valore approssimato a 15 cifre.

Le funzioni finanziarie e ingegneristiche:
Poiché l’uso dei fogli elettronici è legato ad applicazioni bancarie e commerciali troviamo fra le funzioni predefinite alcune che facilitano il calcolo degli interessi, del tasso di sconto etc…
E altre ingegneristiche che aiutano nella conversione tra sistemi di numerazioni differenti.

Funzioni data e ora:
Alcune funzioni operano sulle date e sulle ore come quella che calcola il numero di giorni lavorativi tra 2 date o quella che converte una data nel corrispondente giorno della settimana.

Funzioni di Testo:

Sono funzioni che operano sulle stringhe. Un esempio è la funzione CONCATENA, oppure LUNGHEZZA.

Funzioni logiche:

Sono funzioni che sfruttano gli operatori logici, come la funzione SE.

SE(C2>17; “ESAME SUPERATO”; “ESAME NON SUPERATO”)

Il primo argomento deve essere una espressione booleana e lì possono comparire gli operatori logici E, O e NON.

Riferimenti relativi e assoluti

Cosa succede se copiamo una formula da una cella all’altra?
Succede che il risultato potrebbe non essere lo stesso né tanto meno quello desiderato.
Infatti il sistema tiene conto dello spostamento e sostituisce i vecchi argomenti con i nuovi.

ES. Se spostiamo dalla cella A6 alla cella C6 la formula = A1+A3
Excel automaticamente la trasforma in = C1 + C6 aggiornando i nomi delle celle.

Questo avviene perché i riferimenti in quelle celle sono riferimenti relativi (relativi alla posizione della formula che li contiene).
Per copiare una formula possiamo utilizzare il riempimento automatico invece che il comando copia e incolla del menu modifica.

Alcune volte però vogliamo fare riferimento alle celle in maniera assoluta, quindi per fare questo dobbiamo mettere la lettera che identifica la cella a cui vogliamo riferirci nella formula tra due dollari ($).

Per es. Se spostiamo dalla cella A6 alla cella C6 la formula = $A$1+A3
Excel automaticamente la trasforma in = $A$1 + C6 aggiornando il nome solo del riferimento relativo.

I riferimenti assoluti si possono applicare anche alle sole righe

Per es. =B$3+C$3+D$3

Copiandola su un’altra cella vengono modificati solo gli indici delle colonne.

Discorso analogo per quanto riguarda le colonne:

Per es. =$B3+$C3+$D3

Copiandola su un’altra cella vengono modificati solo gli indici delle righe.

Gli errori delle formule

Spesso le formule inserite sembrano creare qualche problemino ad Excel che subito ce lo fa presente.

Gli errori possono essere di due tipi: Sintattici e logici.

E. sintattici quando non viene rispettata la sintassi di una determinata funzione.
E. logici quando non si utilizza la funzione o la formula corretta o si fa riferimento ad una cella sbagliata.

Principali errori di Excel:

##### Segnala che una colonna non è abbastanza grande per visualizzare il contenuto di una cella oppure o una data o un’ora negativa. (E’ il meno grave degli errori!)

#VALORE Segnala che i valori utilizzati in una funzione non sono del tipo giusto. (Divisione tra stringhe per esempio invece che tra numeri).

#DIV/0! Segnala il tentativo di dividere un numero per 0.

#NOME? Segnala che non viene riconosciuto il testo contenuto in una formula.

#N/D Segnala l’assenza di uno o più valori in una funzione o in una formula.

#RIF! Segnala che il riferimento ad una cella non è valido.

#NUM! Segnala alcuni valori numerici non validi presenti in una funzione o formula.

Poi c’è il Riferimento Circolare che si ha quando si inserisce in una formula un riferimento alla cella stessa in cui tale formula è stata inserita. Per Es si ottiene quando inserisco nella cella A1 la formula =A1+B1.

I grafici

Un’altra importante caratteristica dei fogli elettronici è la relativa facilità con cui si possono fare dei grafici riferiti ai dati presenti in un foglio.

Per fare un grafico è sufficiente selezionare le celle dei dati e fare clic sul pulsante “Creazione guidata grafico”, si apre quindi una finestra di dialogo e in 4 passi si arriva al risultato ottenuto.

Passo 1) Possiamo scegliere il tipo di grafico (istogrammi, torte, linee, aree, etc…).

Passo 2) Possiamo selezionare le celle dei dati da usare per il grafico specificando se devono essere usati per righe o per colonne.

Passo 3) Possiamo inserire il titolo, la legenda e cari tipi di etichetta.

Passo 4) Infine possiamo scegliere se inserire il grafico nello stesso foglio o in un foglio a parte.

Possiamo eseguire le stesse operazioni dalla voce Inserisci à Grafico

Una volta fatto un grafico si seleziona cliccandoci sopra, quindi possiamo cambiarne le dimensioni trascinando col mouse uno dei suoi bordi oppure trascinarlo da un’altra parte del foglio.

Possiamo applicargli le tecniche del copia e incolla già viste.

Dalla barra del Grafico possiamo poi modificarne alcune parti selezionandole quindi apportando modifiche nella finestra di dialogo che compare una volta cliccato sul pulsante Formato della stessa barra.

Nascondere righe o colonne
Alcune volte è utile non visualizzare sullo schermo o stampare sulla carta alcune righe o colonne, magari perché contengono dati riservati o non essenziali. Per questo si può usare la voce Nascondi di Righe e Colonne nel menu Formato.

Altre funzionalità sulle tabelle:

La ricerca si effettua con la voce Trova nel menu Modifica

L’inserimento di un nuovo record si ottiene dal menu Inserisci à Riga o dal menu di scelta rapida con l’opzione Inserisci cliccando sulle intestazioni delle righe o Inserisci à riga cliccando su una parte qualsiasi della tabella.

La modifica è ovvia.

L’eliminazione si ottiene evidenziando i record da togliere e scegliere l’opzione Elimina Riga dal menu Modifica. OSSERVAZIONE, se invece si preme il tasto CANC non si elimina la riga ma si cancellano semplicemente i valori contenuti nella stessa.

Stampa di un documento

Per questa parte si rimanda a quanto già detto per la stampa di un documento in Word.

PowerPoint
PowerPoint è un programma per realizzare Ipertesti con testo, immagini, video, animazioni, suoni, ecc.

Ogni presentazione è composta da una serie di DIAPOSITIVE.

Operazioni di base
Le operazioni di apertura, chiusura, salvataggio, zoom sono le stesse di tutti gli altri programmi di Microsoft Office.

Un file di PowerPoint può essere salvato con estensione ppt (di default) oppure pps, oppure solo il testo con rtf.

La guida in linea può essere aperta con F1.

Come negli altri programmi è possibile visualizzare più barre degli strumenti da Visulaiza->Barra degli strumenti. La barra degli strumenti Immagine è molto utile perché consente di lavorare sulle immagini, tagliarle, ingrandirle ecc.

Come abbiamo già visto anche in PowerPoint è possibile modificare le informazioni sull’utente o di salvataggio da Strumenti->Opzioni->Generale o Salva.

Anche in PowerPoint è possibile creare delle presentazioni a partire da Modelli già pronti salvati tra quelli di Office.

Le diapositive possono essere riprodotte con Presentazione->Visualizza Presentazioni oppure con F5.
Sempre in Visualizza o utilizzando i bottoni in basso a sinistra è possibile passare da un tipo di visualizzazione alle altre per mostrare la struttura, la sequenza delle diapositive o la presentazione.

Le diapositive si inseriscono con Inserisci->Nuova Diapositiva o con il bottone Nuova Diapositiva dalla barra degli strumenti.

Struttura e modelli
La struttura di una diapositiva può essere cambiata da Formato->Struttura Diapositiva.

Lo sfondo di una diapositiva può essere cambiato ed impostato.

E’ anche possibile definire un proprio modello delle diapositive da Visualizza->Schema->Diapositiva. In questo modo possiamo inserire un immagine in tutte le diapositive o l’intestazione, il piè di pagina, ecc. Sempre dallo schema possiamo stabilire il font del carattere e le dimensioni che verranno utilizzate in tutte le diapositive.
Chiaramente questo non significa che in una diapositiva non si posa cambiare il font.

Per visualizzare l’Intestazione e piè di pagina, in una singola diapositiva: Visualizza->Intestazione e piè di pagina e poi scegliere tra Applica e Applica a tutte.

Inserimento di caselle di testo, immagini, grafici…
Utilizzando i bottoni nella barra degli strumenti o il menù Inserisci è possibile inserire, indipendentemente dalla struttura scelta, una casella di testo, un immagine, un grafico, una WordArt, Linee, Disegni vari, ecc.
Per ogni elemento che vogliamo inserire si può sempre scegliere il colore, la grandezza…

Se inseriamo degli oggetti o dei disegni da menù Disegno è possibile ruotarli, ribaltarli, portarli in primo o secondo piano…
Selezionando più oggetti è possibile raggrupparli come se fossero un unico disegno da Disegna->Raggruppa. Stesso procedimento per annullare il raggruppamento.

Animazioni e transizione diapositive
Da Presentazione->Combinazione animazioni è possibile decidere “il comportamento” degli oggetti e quindi per esempio decidere come farli apparire o scomparire, scegliendo tra tutti i possibili effetti e animazioni.

E’ anche possibile fare in modo che una parte del testo sia un collegamento con Presentazione->Impostazione Azioni, oppure inserire bottoni per andare in una diapositiva: Presentazione->Pulsanti d’azione.

Una diapositiva può essere nascosta con il bottone Nascondi Diapositiva dalla barra degli strumenti oppure da Presentazione->Nascondi Diapositiva.

Stampa
Un ipertesto può essere stampato in più modi:

diapositive, per stampare le diapositive
stampati, per stampare più diapositive in un foglio
pagina note, per stampare anche le note.

Access
Un database, o piu’ precisamente un DBMS (Data Base Management System) è un programma che aiuta a gestire e mantenere delle basi di dati. Una base di dati e’ un insieme di dati strutturati che descrivono un particolare sistema o organizzazione.
Microsoft Access è un sistema di gestione di database semplice e intuitivo.

Esistono vari tipi di modelli di database che si differenziano per il modo in cui organizzano i dati. Access è un sistema di database RELAZIONALE: questo significa che i dati vengono organizzati seguendo il concetto di relazione matematica.
In matematica una relazione è un sottoinsieme del prodotto cartesiano di più insieme: ad esempio se considero gli insiemi:
Uomini={Luca, Mario, Pietro, Antonio, Filippo}
Donne={Maria, Lucia, Anna}
Potrei definire una relazione di Coppie, contenente le coppie:
Coppie={(Luca, Maria), (Mario, Lucia), (Filippo, Anna)}
Questa relazione puo’ essere rappresentata sotto forma di tabella in cui scrivo nell’intestazione delle colonne il nome dell’insieme di appartenenza:

Uomini	Donne
Luca	Maria
Mario	Lucia
Filippo	Anna

Access e tutti i datadase relazionali gestiscono i dati sotto forma di TABELLE e RELAZIONI tra tabelle.
Le colonne rappresentano i CAMPI, mentre le righe sono chiamate RECORD.
Tutte le volte che definiremo una tabella dobbiamo dire quali sono i campi e di che TIPO sono.

Per ogni tabella è possibile definire una CHIAVE PRIMARIA, un campo che identifica in modo univoco un record all’interno di una tabella. Acces può creare automaticamente una chiave come contatore automatico.

E’ anche possibile definire un INDICE sui record. Un indice è un sistema che, ordinando i dati, rende più semplici le operazioni, come le ricerche, le aggiunte, le eliminazioni. L’indici servono anche per stabilire nelle relazioni che metteremo tra tabelle che tipo di relazione ho, che cardinalità abbiamo nelle relazioni.

Primi passi con un database

Aprire Microsoft Access, Aprire un database esistente, Chiudere un database esistente, Esci

Aprire un database nuovo: File->Nuovo
E’ possibile scegliere un database da un modello esistente o creare un database nuovo vuoto

In Access sono presenti alcune barre degli strumenti che si possono visualizzare con: Visualizza-> Barra degli Strumenti

All’apertura si apre una finestra contenente gli oggetti che si possono realizzare:
Tabelle: per contenere i dati
Query: tabelle di risposta a determinate query
Maschere: interfacce grafiche per inserimento e visualizzazione dei dati
Report: visualizzazione per la stampa di dati contenuti in una o più tabelle
Altro…

Tabelle
Una tabella può essere creata in visualizzazione struttura o in creazione guidata o per immissione dati.

Creazione in visualizzazione struttura:
Si apre una finestra in cui dovete inserire i campi impostando per ognuno il tipo di dati. Nel campo descrizione potete inserire una descrizione del campo (facoltativo).
Il nome del campo può contenere degli spazi ma si consiglia di non metterli.
Esistono vari tipi di dati. Una volta impostato il tipo di dato nella finestra in basso Generale potete impostare la dimensione del dato ed altre caratteristiche descritte nel rettangolo grigio in basso a destra.

Quando chiudete una finestra vi chiede di salvarla e con quale nome.
Se non avete definito nessuna chiave primaria vi chiede di inserirla.
Queste domande vengono poste solo la prima volta: tutte le altre volte che chiudete una tabella il salvataggio avverrà in automatico.
Per chiudere una tabella si può utilizzare anche la combinazione dei tasti: CRTL+F4.
Per inserire un campo in una tabelle in visualizzazione struttura: Inserisci->Righe o bottone Inserisci nella barra degli strumenti o tasto destro del mouse e Inserisci Righe.
Allo stesso modo per eliminare un campo. In questo caso una finestra chiederà conferma.

Le operazioni di eliminazione non possono essere annullate. Per tutte le altre: Modifica->Annulla o CTRL+Z.

Inserimento dei dati in Visualizzazione Foglio Dati
Una volta creata la tabella è possibile inserire i dati in Visualizza->Visualizzazione Foglio dati dal menu, disponibile anche come bottone.

I record possono essere inseriti anche da Inserisci->Nuovo Record, o in alternativa CTRL+N o con il bottone Nuovo Record dalla barra degli strumenti.

Per l’eliminazione dei record è sufficiente selezionarli e CANC oppure Modifica->Elimina, o bottone Elimina Record dalla barra degli strumenti. Una finestra vi chiederà conferma per l’eliminazione.
E’ possibile anche eliminare record contigui evidenziandoli con il tasto MAIUSC, ma non è possibile eliminarli in modo non contiguo.

Nel foglio dei dati l’operazione di Annulla effettua solo l’annullamento dell’ultima operazione.

In visualizzazione foglio dei dati è possibile scorrere i record utilizzando i pulsanti freccia in basso a sinistra della finestra. E’ possibile, nell’ordine in cui compaiono i pulsanti, andare al primo record, andare al record precedente, andare al record successivo, andare all’ultimo record e andare al primo record da creare. E’ anche possibili digitare nella casella di testo tra le frecce il numero del record che vogliamo raggiungere.

Eliminazione di una tabella
Modifica->Elimina, dopo averla selezionata. Oppure premendo CANC.

Definire le chiavi
Dalla tabella in visualizzazione struttura, seleziona il campo che vuoi utilizzare come chiave primaria e Modifica->Chiave Primaria, oppure utilizzando il bottone a chiave nella barra degli strumenti.
I campi definiti come tipo Contatore sono automaticamente chiavi principali!

Come abbiamo accennato gli indici consentono di velocizzare le operazioni sui dati. Per creare un indice impostare tra le proprietà generali del campo Indicizzato, Sì(Duplicati ammessi) o Sì (Duplicati non ammessi).

Dettagli sui tipi di dati e la costruzione di tabelle
I possibili tipi di dati numerici sono quelli elencati nella tabella. Per precisione si intende il numero massimo di cifre dietro la virgola.

Dimensione	Range dei valori	Precisione	Memoria Occupata
Byte	0:255	0	1 byte
Decimale	-1028-1 :1028-1	28	12 byte
Intero	-32.768: 32767	0	2 byte
Intero Lungo	-2.147.483.648; 2.147.483.647	0	4 byte
Precisione Singola	-3,402823E38 ; -1,401298E-45 e 1,401298E-45; 3,402823E38	7	4 byte
Precisione Doppia	-1,79769313486231E308; -4,94065645841247E-324 e 4,94065645841247E-324; 1,79769313486231E308	15	8 byte
ID Replica	Campo a 16 byte utilizzato in un database Access per stabilire un identificatore univoco di replica	Non disponibile	16 byte

Per i tipi di dato Testo e Memo è possibile stabili un formato personalizzato. Questo consente di cambiare il modo in cui i dati vengono visualizzati e stampati. Anche il formato Data può essere modificato.

Se provate a diminuire il numero di caratteri di un testo può succedere che il testo già inserito venga tagliato, quindi Access vi chiede conferma.

Fra le proprietà generali c’è Valido Se, che consente di inserire dei criteri di validità sui dati immessi. Esempio: voto di un esame <30, se provi ad inserire un dato maggiore di 30 il sistema vi darà un messaggio d’errore.
Nel Messaggio Errore è possibile inserire il messaggio d’errore che verrà visualizzato in caso in cui la condizione del Valido Se è violata.
Per inserire condizioni sui tipi di dato Data, è necessario racchiudere la data tra cancelletti: esempio >#19/10/1973#.
Per le condizioni è possibile scrivere preposizioni composte utilizzando operatori logici e funzioni.

Struttura Tabelle
La grandezza delle tabelle può essere modificata utilizzando il mouse.
Se vuoi adattare automaticamente la larghezza delle colonne al contenuto: doppio clic sul divisorio.
Le colonne possono anche esser spostate sempre utilizzando il mouse.

Relazioni tra tabelle
Per stabilire relazioni tra tabelle: Strumenti->Relazioni oppure premendo il bottone Relazioni nella barra degli strumenti.
Se è la prima volta che crei una relazione viene mostrata una finestra che chiede di inserire le tabelle, query o entrambe, visualizzando gli oggetti già creati.
Tutte le volte che comunque vogliamo inserire nuove tabelle è sufficiente ciccare con il tasto destro del mouse nella finestra delle relazioni e usare Mostra Tabelle, oppure da Relazioni->Mostra Tabella.

Per creare la relazione tra due campi in due tabelle e sufficiente trascinare un campo nell’altro: creando una relazione di questo tipo si stabilisce che i valori contenuti nel primo campo da cui si parte sono contenuti nel secondo campo. Questo significa che nel secondo campo ci possono essere solo campi contenuti nel primo, eventualmente delle ripetizioni se il campo non è indicizzato. Le relazioni sopra descritte si dicono uno-molti o uno-uno, rispettivamente.
Una volta trascinato il campo appare una finestra in cui è possibile scegliere altri campi, correggere la relazione. E’ inoltre possibile selezionare Applica integrità referenziale, che appunto stabilisce che nel secondo campo NON ci possono essere valori non contenuti nel primo. Nel caso in cui si scelga questa possibilità (una relazione senza integrità ha poco senso) è possibile scegliere come correggere eventuali record che violano questa integrità.

Il tipo di relazione è stabilito dall’ordine in cui si trascinano i campi e dal fatto che i campi siano o meno dei campi indicizzati o chiavi.

Se vuoi eliminare una relazione: seleziona la relazione con il mouse e premi CANC oppure Modifica->Elimina.

Maschere
Con le maschere si facilitano i compiti di immissione di dati e di lettura.
Il modo più semplice è crearla con Crea una maschera mediante creazione guidata, e seguire i passi suggeriti dalle finestre.

Dopo aver creato una maschera con creazione guidata è possibile modificarla agendo sulla struttura.
Possiamo anche utilizzare il menu degli strumenti per aggiungere nuove caselle, ma è abbastanza difficile.
Consiglio: create sempre in creazione guidata e usate la struttura solo per aggiustare i caratteri, spostare le etichette e campi o allargarli.

Ricerca di informazioni

E’ possibile ricercare le informazioni aprendo una tabella e utilizzando, come al solito, Modifica->Trova, oppure dal bottone Trova nella barra degli strumenti.
Specificando nel primo Cerca in, è possibile dire se cercarlo in tutta la tabella o solo in un campo.
Invece specificando il Confronta è possibile scegliere tra: Campo Intero (per completa corrispondenza), Parte del Campo ( per parziale corrispondenza) o Inizio Campo.
Nel secondo Cerca in è possibile dire se effettuare la ricerca a partire da dove si trova il cursone verso Su o Giù o Tutto.

Una ricerca più sofisticata può essere fatta utilizzando i FILTRI.
Il modo più semplice per applicare un filtro è utilizzare il filtro in base a maschera. I passi sono: Record->Filtro->Filtro in base a maschera oppure il bottone Filtro in base a maschera nella barra degli strumenti. In questo modo Access crea automaticamente una casella combinata dalla quale puoi selezionare le informazioni che ti occorrono, oppure digitarle direttamente. Dopo aver specificato il filtro si può utilizzare con Filtro->Applica/Filtro oppure con il pulsante Applica filtro nella barra degli strumenti. Riapplicando il filtro la selezione ritorna a tutti i record e ri-vengono selezionati riapplicando di nuovo il filtro.
Applicando ripetute volte la selezione appare e scompare, ma per eliminare del tutto un filtro: Record->Filtro->Ordinamento/filtro Avanzato. Si apre così la griglia di struttura che contiene le informazioni sull’applicazione del filtro. Da questa griglia, scegliere Modifica->Cancella griglia oppure dal bottone cancella griglia nella barra degli strumenti. In questo modo riapplicando il filtro il filtro verrà rimosso.

I filtri a differenza della query che adesso vedremo fanno una selezione su un'unica tabella e non permettono di selezionare singoli campi!

Le query
Per creare una query: Query->Crea una query in visualizzazione struttura o mediante creazione guidata. Generalmente si preferisce la creazione mediante la visualizzazione struttura.
In questo modo appare la griglia di struttura in cui possiamo selezionare le tabelle da mostrare. Per selezionare i campi su cui fare una query è possibile selezionarli dal menù a tendina che appare in Campo:, oppure trascinando il campo in quel rigo.
Una volta creata la query si può salvare con File->Salva o premendo il bottone Salva nella barra degli strumenti, oppure con MAIUSC+F12, o semplicemente chiudendo la query (vi chiederà di salvare).
Per chiudere: File->Chiudi o con CTRL+F4.
Per eseguire la query: Query->Esegui oppure dal bottone esegui nella barra degli strumenti.
E possibile effettuare una query su più di una tabella: se le tabelle sono in relazione verra’ visualizzata anche la relazione.
Nel campo Criteri: e possibile selezionare il criterio di selezione utilizzando gli operatori di confronto (>,<, =,…).
Più criteri con un Oppure si aggiungono in righe diverse, mentre se vogliamo che la selezione rispetti la congiunzione di due criteri utilizziamo due colonne di selezione.
Ricordate che le date si inseriscono tra #.
Nel campo Ordinamento è possibile scegliere se ordinare o meno i dati.
Nel campo Mostra è possibile decidere se visualizzare quei campi oppure no.

I risultati di una query sono delle tabelle. Questo significa che e’ possibile creare una maschera anche su una query oppure creare query a partire da altre query, proprio come se fossero regolari tabelle.

Report
I report consentono di visualizzare i record contenuti in una o più tabelle.
Come per le maschere utilizzare la creazione guidata, mentre quella in visualizzazione struttura solo per modificare, spostare quello già creato.
Per la visualizzazione guidata seguire le richieste.
Nella finestra di richiesta sull’ordinamento è anche possibile inserire ed utilizzare funzioni di riepilogo da Opzioni di riepilogo. E’ possibile scegliere ad esempio di sommare campi, fare la media, calcolare il minimo o massimo.

Stampa
Le operazioni di stampa sono più o meno le stesse di qualsiasi altro programma di Office.

Fonte: http://www.mat.unisi.it/matdid/943.doc

Autore del testo: non indicato nel documento di origine

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