DEFINIZIONE DI CORRISPONDENZA COMMERCIALE

Si definisce corrispondenza commerciale ciò che è rappresentato dall’insieme delle comunicazioni scritte che intercorrono tra le aziende con lo scopo di avviare, incrementare o concludere affari.

Tutta la corrispondenza aziendale è soggetta alle norme  contenute negli artt. 2214 e 2220 del codice civile, che prescrivono la conservazione per almeno 10 anni e le riconoscono un valore legale e giudiziale in caso di controversia.

I documenti relativi alla corrispondenza commerciale sono diversi: lettere d’affari, fax, telegrammi, telex, documenti commerciali e contabili, relazioni e tutto ciò che la realtà delle relazioni economiche impone nel suo iter quotidiano.

La lettera commerciale è il documento attraverso il quale avviene la normale comunicazione fra le aziende: essa, in particolare, associa il messaggio da trasmettere all’immagine del mittente e, pertanto, deve risultare curata in ogni suo aspetto, a garanzia di rapporti economici soddisfacenti e duraturi. È sbagliato ritenere che tali finalità possano essere perseguite unicamente attraverso un linguaggio articolato e ricercato.

La lettera commerciale nasce e circola all’interno del mondo economico reale, che fa della praticità e della chiarezza i suoi pilastri.

La corrispondenza commerciale ha alcune regole dettate dalla consuetudine e dal buon senso che è bene rispettare:

• La presentazione grafica del documento deve essere chiara e le diverse parti che lo compongono devono essere chiaramente leggibili e comprensibili.

• Il testo della lettera deve essere:
• chiaro, poiché il testo non deve recare dubbi di interpretazione
• preciso, in quanto la trasmissione dei messaggi non può tollerare errori o imprecisioni
• conciso in modo che l’attenzione del destinatario sia posta essenzialmente (e dal primo momento) sull’oggetto della questione;
• posto in forma educata e rispettosa (la gentilezza non guasta mai, sia nei rapporti d’affari che nei rapporti personali!)
• corretto, dal punto di vista grammaticale (non sono ammessi errori d’ortografia, di battitura e di sintassi).

Solo avendo riguardo di a tutto ciò si potrà essere certi che l’immagine del mittente non risulterà mai trascurata e che la lettera commerciale, qualunque sia il suo contenuto, raggiungerà sempre il suo scopo.

Una lettera commerciale quindi richiede precisione nella stesura di tutte le parti del testo, chiarezza e brevità nell’esposizione e un linguaggio formale.

Quando si scrive una lettera commerciale è necessario esprimersi con la massima precisione, chiarezza e concisione evitando espressioni complicate, frasi contorte e lunghe, banali complimenti e inutili ripetizioni.
Il linguaggio deve essere semplice e corretto, accurato e rispettoso, evitando qualsiasi tono confidenziale. Scrivendo una lettera commerciale si assumono degli impegni o quanto meno delle responsabilità. I pronomi personali e gli aggettivi possessivi riferiti al destinatario vanno scritti per esteso e con la lettera iniziale maiuscola; questa regola vale anche quando il pronome personale consiste in una particella unita ad un’altra parola.

SCHEDA PER L’AUTOCORREZIONE DI UNA LETTERA COMMERCIALE

• La lettera contiene l’intestazione, la data, l’indirizzo del destinatario e la firma?
• Sono state trasmesse informazioni precise, motivate, complete e particolari?
• La comunicazione è precisa, chiara nell’esposizione?
• Viene usato un linguaggio formale, usando termini appropriati?
• E’ stato effettuato il controllo ortografico?
• La lettera è stata riletta?

Solo dopo aver risposto in modo affermativo a tutte queste domande, posso stampare la lettera.

DISPOSIZIONE ESTETICA DI UNA LETTERA COMMERCIALE

Il FORMATO più usato è l’A4 che, con l’avvento delle stampanti al laser o a getto d’inchiostro, ha preso il sopravvento sul formato Quadrotta (cm 22 x 28).

Per i MARGINI, di norma, si lasciano le seguenti misure: superiore cm 1,5; inferiore cm 2; sinistro cm 2,5 e destro cm 2.

Con i programmi di videoscrittura dei personal computer esistono comandi per l’impostazione della pagina diversa da quella standard presentata (margini dimensione del foglio di carta).

Per la disposizione del testo di una lettera commerciale sono previsti vari stili, e l’applicazione dell’uno e dell’altro dipende dalla lunghezza del testo e dal tipo di lettera (circolare, personale ecc.).

Tutti gli stili prevedono per il corpo del testo l’allineamento giustificato e la sillabazione. Le dimensioni del carattere non devono essere superiori a 14.

La documentazione commerciale contribuisce a dare all’esterno l’immagine dell’azienda: rappresenta cioè un “biglietto da visita” che viene inviato a clienti, fornitori, banche, enti pubblici, ecc. Per questo motivo tutti gli aspetti contenutistici e formali devono essere vagliati attentamente, tenendo conto anche della specificità dell’azienda e del destinatario. Inoltre, la complessità delle relazioni commerciali richiede la stesura di documenti caratterizzati da stili diversi a seconda degli scopi e dei destinatari.

Al termine di ogni lavoro si deve sempre eseguire una revisione critica, sia con un controllo ortografico e sintattico accurati, sia verificando che tutti gli elementi siano stati disposti con le giuste distanze e che il testo si presenti con un buon layout.

MODELLI DI LETTERE COMMERCIALI

Blocco americana

Tutti gli elementi sono allineati al margine sinistro

Blocco

Come Blocco americana, a differenza della data e della firma allineate al margine destro.

Semiblocco

Come Blocco, a differenza del corpo della lettera, in cui i paragrafi rientrano da 1 a 2 cm.

Classica

Come Semiblocco, a differenza dell'indirizzo posizionato verso destra, sotto l’iniziale della città nella data.

Personale

Il contenuto, particolarmente curato, riguarda comunicazioni personali. Il corpo della lettera è preceduto dal vocativo e l'indirizzo viene posto in calce, dopo la firma.

Breve

Utilizzata per brevi comunicazioni, prevede margini laterali più ampi e una interlinea maggiore, che resta tale anche fra i capoversi che presentano il rientro iniziale.

Memorandum

Il testo, molto breve, e disposto  su mezzo foglio, la cui base è costituita dal lato più largo. Prevede una diminuzione degli spazi di separazione fra i vari elementi.

Quartina

Il testo, molto breve, è disposto su mezzo foglio, la cui base è costituita dal lato più stretto. Prevede una diminuzione degli spazi di separazione fra i vari elementi.

Per buste a finestra

(posizione fissa dell’indirizzo collocato in uno spazio ben determinato). Può riportare la dicitura “all’attenzione” per far prevenire la lettera a una determinata persona, in genere quella che segue la trattativa.

Circolare:

Prevede l’omissione del destinatario (indicato sulla busta, su etichetta o in campi variabili) sostituito o dal vocativo seguito dalla virgola (ad esempio: Spettabile Ditta, Egregio Dottore, ecc.) o da una forma generica di indirizzo (ad esempio: A tutti i nostri rappresentanti, ecc.) o dai campi variabili. La data viene spesso sostituita dalla dicitura “data del timbro postale”. Con le circolari si utilizzano, generalmente, le ETICHETTE oppure si inseriscono in esse i CAMPI VARIABILI collegati all’ARCHIVIO INDIRIZZI.

Con più indirizzi:

è rivolta a più destinatari. L’indirizzo principale viene allineato a sinistra o a destra e gli altri, preceduti dalla dicitura “e p.c.”, vengono elencati, in colonna, a destra. Più indirizzi possono essere disposti in linea orizzontale a circa 2cm dal margine sinistro. Nei vari esemplari della lettera è opportuno porre una freccia accanto al nominativo a cui è diretta per evitare confusione al momento del suo inserimento nella busta.

Con sottotitoli:
i sottotitoli si utilizzano per mettere in risalto più argomenti strettamente collegati tra loro. I sottotitoli si indicano al margine sinistro e il testo può continuare sul rigo successivo o sullo stesso rigo.

GLI ELEMENTI INDISPENSABILI

Per una razionale compilazione della lettera commerciale occorre precisare che esistono contenuti che non possono essere tralasciati (elementi essenziali) ed altri la cui presenza arricchisce la comunicazione (elementi accessori), senza per questo risultare necessari.
Sono elementi essenziali:

• L’intestazione;
• La data;
• L’indirizzo del destinatario;
• Il testo o corpo della lettera;
• La firma.

L’intestazione

è l’insieme di informazioni che individuano in modo univoco il mittente e comprende:

• Ragione sociale o cognome e nome;
• Indirizzo (via, numero civico, CAP, città);
• Numero di telefono o di telefax (completato di prefisso), indirizzo telegrafico, telex, c/c postale;
• Numero di codice fiscale e/o di partita IVA (quest’ultimo vale come codice Fiscale per i soggetti diversi dalle persone fisiche);
• Numero di registrazione presso il Tribunale (Registro delle Imprese);
• Numero di registrazione presso la C.C.I.A.A. (Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura);
• Capitale sociale (nelle società di capitali);

La data

va scritta preferibilmente per intero indicando la località di partenza della missiva, il giorno, il mese espresso in lettere con l’iniziale minuscola, l’anno. Ad esempio: Lissone, 28 maggio 2008. Va collocata a 3-4 interlinee dall’intestazione. La data nelle lettere circolari viene generalmente sostituita dalla dicitura “data del timbro postale”.

L’indirizzo del destinatario

va sempre preceduto da un vocativo (ad esempio Egregio, Gentile, Spettabile) e va posta a 3-4 interlinee dalla data. Deve comprendere:

• Nome e cognome della persona fisica o ragione sociale ;
• Indirizzo (via e numero civico; il numero civico va preceduto dalla virgola);
• CAP, città del destinatario, targa automobilistica della Provincia. Il tutto in maiuscolo, senza sottolineature e/o parentesi.

Il contenuto

è il nucleo fondamentale della lettera commerciale e va posto a circa 3 interlinee dal destinatario, utilizzando, di norma, l’interlinea 1. Fra un capoverso e l’altro si lascia la doppia interlinea. Il contenuto con può aprirsi con il vocativo che deve essere scritto per esteso. In genere si usa enfatizzare gli aggettivi, i pronomi e le particelle pronominali che riguardano il destinatario scrivendoli con l’iniziale maiuscola.

La firma

è situata a 3 interlinee dalla fine del testo, allineata con la data, deve essere autografa e accompagnata anche da una stesura a macchina. Solitamente è composta dal nome dell’azienda sotto la qualifica di colui che firma e sotto tra parentesi nome e cognome. Queste righe devono essere centrate.

GLI ELEMENTI FACOLTATIVI

L’oggetto

Descrive in breve il contenuto della lettera commerciale (ad esempio: oggetto: assemblea degli azionisti) e diventa particolarmente utile quando si prevede di dover citare più volte nel testo un medesimo argomento. Va allineato al margine di sinistra a 2-3 interlinee (1-2 righe vuote) dal destinatario.

I riferimenti

Hanno la funzione di collegare la lettera commerciale a comunicazioni precedenti, facilitandone la ricerca. Vanno collocati negli spazi loro riservati oppure in alto a sinistra, prima o dopo la data, oppure dopo la firma (nel caso di sigle del mittente).
Essi comprendono:

Il numero di protocollo

il protocollo è un registro, in partenza e in arrivo, sul quale le aziende annotano, in ordine di progressione e di data, i nominativi dei destinatari e missive in partenza, è buona norma vidimare sempre le lettere in arrivo con il timbro della ditta e indicare la data di ricevimento;

Le sigle

che possono riferirsi tanto al destinatario quanto al mittente (ad esempio: Vs.rif. 10/12/…/CL/ab; ns.rif. 12/5/…/FR/ar); le sigle si indicano in maiuscolo quando si riferiscono alla persona che ha redatto la lettera e in minuscolo quando si riferiscono alla persona che ha digitato la lettera e vanno separate le une dalle altre con una sbarretta; quando si riferiscono alla missiva in partenza, di norma si indicano dopo la firma o gli eventuali allegati.
 

Varie Diciture 

possono essere di diverso tipo:

Raccomandata, espresso, personale, riservata 

sono tutte espressioni da esporre in alto a sinistra e sulla busta

Allegati:

tale dicitura si riferisce a documenti uniti alla lettera e va collocata in calce, allineata al margine sinistro, a 2,5 righe vuote dalla firma;

Post-scriptum (P.S.), nota bene (N.B.)

si trovano di rado nella corrispondenza commerciale e si pongono allo stesso modo degli allegati.

LE BUSTE

Le buste ammesse dalle Poste sono: formato UNI (cm 11,4 x 11 x 23).
Esistono poi le buste a finestra trasparente (per utilizzare l'indirizzo digitato sulla lettera) le cui misure sono quelle delle buste americane.
Supponendo di dividere la busta in quattro parti, ciascuna di esse ha un indirizzo ben determinato:

• Nel riquadro superiore sinistro in genere è stampata la ragione sociale dell'azienda; al di sotto vengono apposte diciture varie (ASSICURATA, RACCOMANDATA, ESPERESSO ecc.) su talloncini autoadesivi forniti dalle Poste o, in mancanza di essi, scritte a mano;

• Nel riquadro superiore destro vengono incollati i francobolli o viene impressa l'affrancatura con la macchina affrancatrice oppure viene stampata la dicitura "Tassa a carico del destinatario", utilizzata dagli Enti pubblici per le comunicazioni ai privati;

• Nel riquadro inferiore destro viene digitato l'indirizzo del destinatario, identico a quello contenuto nella lettera, con la località preceduta dal CAP.

TABELLA COMPARATIVA DEGLI ELEMENTI

DI UNA LETTERA COMMERCIALE NELLE LINGUE STUDIATE

                                                                           Bruxelles, 18 giugno  2001

Spettabile ditta .......

C.so Garibaldi 200

I - 20121 Milano

e p.c. Dott.ssa Maria Bianchi

V.le Mazzini 100

I - 00195 Roma

Prot. N. ..............

Oggetto: Richiesta di catalogo, prezzi, sconti e condizioni di pagamento.

Gradiremmo ricevere, con cortese sollecitudine, il catalogo dei vs. prodotti e il relativo listino prezzi.

Vi preghiamo di indicarci cortesemente anche gli eventuali sconti che potreste praticare in caso di acquisto di una certa quantità per un dato prodotto.

Desidereremmo conoscere inoltre

a) le condizioni di pagamento,

b) come verrà imballata la merce,

c) i termini di consegna della merce,

d) se potete fornire eventuali pezzi di ricambio,

e) se la merce è assicurata durante il trasporto,

f) quali sono le condizioni di garanzia,

g) se vi occupate dell'assistenza alla clientela,

h) quali sono le pratiche per lo sdoganamento.

In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Risposta alla richiesta di catalogo, prezzi, sconti e condizioni di pagamento

Con riferimento alla vostra lettera del 5.5.01 vi spediamo il catalogo dei nostri prodotti con il listino prezzi, validi a partire dal 1 settembre 2001.

Possiamo praticare sconti del 10% a partire dalle quantità indicate sul listino. Per la prima ordinazione possiamo proporvi un'offerta speciale con uno sconto del 5 %.

a) Per le condizioni di pagamento, si prega di pagare in contrassegno, oppure a mezzo vaglia postale o versamento su conto corrente bancario o postale, a vostra scelta.

b) L'imballaggio è accurato.

c) La merce sarà consegnata entro 15 giorni dall'ordine.

d) Possiamo fornire pezzi di ricambio.

e) La merce sarà assicurata durante il trasporto.

e) L'assicurazione della merce durante il trasporto è a carico vostro.

f) I prodotti sono sotto garanzia durante un anno dall'acquisto.

g) La nostra azienda ha attivato un numero verde per l'assistenza alla clientela.

h) Le pratiche per lo sdoganamento sono da effettuarsi al momento del ricevimento della merce.

Restando a vostra disposizione per ulteriori informazioni ed eventuali ordini, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Nostro ordine n°....

Con riferimento al vostro catalogo, vorremmo ordinare

- art. 22 (vs. ref. cat.) : 2 unità,

- art. 24: 5 unità,

- art. 26: 20 unità.

Vi preghiamo di applicare gli sconti proposti  (ref. vs. del 4.3.01), di comunicarci l'importo totale, il termine e le modalità di consegna.

a) In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

b) In attesa di una vostra risposta, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Vostro ordine n° …

Facendo seguito alla vs. cortese richiesta del 3.2.2001 vi confermiamo l'ordine per i prodotti e le quantità indicate.

Vi comunichiamo il prezzo unitario e il prezzo totale per i prodotti ordinati, gli sconti e le offerte speciali che possiamo proporvi. Si prega di pagare a mezzo di vaglia postale. Vi rimanderemo la fattura debitamente quietanzata.

a) La merce vi perverrà entro 15 giorni a mezzo pacco postale.

b) La spedizione è stata fatta in data odierna a mezzo ferrovia.

Vogliate gradire i nostri migliori saluti.

Prot N. ………….

Oggetto: Assicurazione merce.

Si prega di assicurare per nostro conto e contro ogni rischio la merce seguente, che dovrà essere trasportata a mezzo ferrovia:

- art. 22 (ref. cat. in allegato) : 2 unità,

- art. 24: 5 unità,

- art. 26: 20 unità,

per la somma di 1000 euro.

Vi preghiamo di inviarci la vostra polizza di assicurazione.

In attesa di un vostro riscontro, vogliate gradire i più distinti saluti.

 Prot. N. ..............

Oggetto: Vostro ordine n° 23/01.

Facendo seguito alla vs. cortese richiesta del 5.4.01 vi comunichiamo il prezzo totale  per i prodotti ordinati, gli sconti e le offerte speciali che possiamo proporvi.

Siamo però spiacenti di informarvi che il nostro articolo  N. 222 non è più disponibile, essendo stato sostituito dall'articolo N. 322, che presenta la stessa qualità, e che le quantità richieste per l'articolo N° 221 non sono attualmente disponibili.  Potremo disporre delle quantità indicate solo tra un mese.

I termini di ricevimento della merce saranno di 15 giorni a partire dalla conferma dell'ordine da parte vostra.

Si prega di pagare in contrassegno.

Il trasporto sarà fatto a mezzo ferrovia.

Distinti saluti.

Prot. N. .........

Oggetto: Ritardo per la consegna.

In riferimento al vs. ordine del 3.2.2001, siamo spiacenti di informarvi che ci è impossibile consegnare la merce alla scadenza indicata nella ns. conferma del 6.3.2001. Ci occorreranno 15 giorni supplementari. Vogliate scusarci per il ritardo.

Ringraziandovi per la vostra comprensione, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. .........

Oggetto: Ritardo per il pagamento.

Siamo spiacenti di informarvi che non potremo effettuare il pagamento alla data prevista. Pensiamo di saldare la fattura entro la fine del mese. Ci scusiamo per il ritardo, sperando che non vi causi gravi inconvenienti.

Ringraziandovi per la vostra comprensione, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Ordine n° …

Con riferimento al vostro catalogo, vorremmo ordinare

- art. 22 (vs. ref. cat.) : 2 unità

- art. 24: 5 unità

- art. 26: 20 unità

Desidereremmo ordinare anche l'art. 415, ma il prezzo non è di nostra convenienza. Potreste farci un'altra proposta, tenuto conto della quantità che pensiamo di acquistare ?

In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Ricevimento della merce.

Vi informiamo che abbiamo ricevuto i prodotti da noi ordinati in perfette condizioni e ve ne ringraziamo.

a) Il pagamento è stato fatto in contrassegno alla persona incaricata del trasporto.

b) Abbiamo già provveduto a spedirvi un vaglia postale.

c) Troverete in allegato un assegno bancario.

Con i migliori saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Ricevimento del pagamento.

Vi informiamo che abbiamo ricevuto il pagamento da voi effettuato per i prodotti consegnati in data 10.6.01.

Vi ringraziamo per la vostra fiducia e siamo a vostra disposizione per ulteriori informazioni o ordini.

Con i migliori saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Sollecito per il ritardo di pagamento

In data  2.1.01 abbiamo spedito presso la vostra ditta i prodotti da voi ordinati.

a) Siamo spiacenti di informarvi che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto il saldo della fattura. Vi preghiamo pertanto di provvedere affinché ci pervenga al più presto.

b) Ci permettiamo di ricordarvi che la fattura speditavi in data 2.1.01 non è ancora stata saldata. Siamo certi che si tratta di un disguido da parte vostra. Vi preghiamo pertanto di provvedere al più presto.

In attesa di un vostro riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

Al telefono

- ABC, buongiorno.

- Pronto, buongiorno, vorrei parlare con la dottoressa Bianchi ?

- Un attimo, vedo se è in stanza. Chi la desidera ?

- Sono Alain Dupont, chiamo da Bruxelles.

- Sì, ecco, gliela passo subito.

- Sì, pronto ...

- Pronto, dottoressa Bianchi, buongiorno, sono Alain Dupont.

- Buongiorno.

- La chiamo per la fattura n° 87/01, perché non abbiamo ancora ricevuto il saldo da parte vostra ...

- Mi può ripetere il numero della fattura ?

- 87/01

- Un attimo per favore che controllo. ... Effettivamente c'è stato un disguido. Pensavamo di averla pagata. Ci scusi tanto. Non si ripeterà più. Spero che non vi abbia causato grossi problemi.

- Non è grave, ma vorremmo ricevere il saldo al più presto.

- Non si preoccupi, provvederemo oggi stesso.

- Restiamo in attesa, allora. Buongiorno.

- Buongiorno.

Prot. N. ..............

Oggetto: Sollecito per la consegna delle merce.

In data  23.4.01 abbiamo ordinato i prodotti seguenti presso la vostra ditta.

Siamo spiacenti di informarvi che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto la merce.

Vi preghiamo pertanto di provvedere affinché  i prodotti in questione ci pervengano  il più presto possibile e di comunicarci con la massima celerità la data di consegna.

Se non riceveremo i prodotti richiesti entro la fine del mese, il nostro ordine è da considerarsi annullato.

In attesa di un vostro cortese riscontro, vi porgiamo distinti saluti.

Al telefono

- ABC, buongiorno.

- Pronto, buongiorno, vorrei parlare con la dottoressa Bianchi ?

- Un attimo, vedo se è in ufficio. Chi la desidera ?

- Sono Alani Dupont, chiamo da Bruxelles.

- Sì, ecco, gliela passo subito.

- Sì, pronto ...

- Pronto, dottoressa Bianchi, buongiorno, sono Alain Dupont.

- Buongiorno.

- La chiamo per i prodotti che abbiamo ordinato presso la sua ditta. Non li abbiamo ancora ricevuti ...

- Mi può dare il numero di ordine o i riferimenti della lettera ?

- Sì, ecco. Il numero di ordine è 87/01 e la lettera è stata spedita il 6.4.01.

a)

- Un attimo per favore che controllo. ...Effettivamente c'è stato un disguido. Non li abbiamo ancora spediti. Ci scusi tanto. Non si ripeterà più. Spero che non vi abbia causato grossi problemi.

- Non è grave, ma vorremmo riceverli al più presto.

- Non si preoccupi, provvederemo oggi stesso.

- Restiamo in attesa, allora. Buongiorno.

- Buongiorno.

b)

- Un attimo per favore che controllo. Li abbiamo spediti una settimana fa per posta. Deve esserci stato un ritardo. Li riceverà probabilmente tra poco.

- Nessun problema allora. La ringrazio per l'informazione. Buongiorno.

- Buongiorno

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per merce danneggiata.

In data 23.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Vi informiamo che una parte di questi ci è pervenuta danneggiata, a causa di un imballaggio inadeguato.  Vi preghiamo pertanto

a) di voler provvedere alla sostituzione della merce in questione.

b) di rivedere la fattura  per la sola merce pervenuta in buone condizioni.

I prodotti danneggiati saranno restituiti a vostre spese a mezzo pacco postale.

Distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per merce incompleta.

In data 15.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di informarvi che la quantità  di merce  ricevuta non corrisponde alla quantità di merce ordinata  (rif. ns. lettera del 1.2.01). Vi preghiamo pertanto

a) di procedere ad una modifica della fattura.

b) di provvedere all'aggiunta della parte mancante.

c) di provvedere al ritiro della merce in eccedenza.

Distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per merce non ordinata.

In data 15.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di informarvi che  gli articoli non sono quelli richiesti.

Vi preghiamo pertanto di provvedere alla sostituzione della merce con la massima urgenza.

Distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per un errore di fatturazione.

In data 15.2.01 abbiamo ricevuto i prodotti ordinati presso la vostra ditta. Siamo spiacenti di

a) informarvi che abbiamo rilevato un errore nella fattura inviataci.

b) il prezzo non corrisponde a quello indicato nel vostro catalogo/listino e ripreso nella vostra lettera di offerta.

Vi preghiamo pertanto di inviarci una nuova fattura.

Distinti saluti.

Prot. N. ..............

Oggetto: Reclamo per il ritardo di pagamento.

In data  15.2.01 abbiamo spedito presso la vostra ditta i prodotti da voi ordinati. Costatiamo con disappunto che a tutt'oggi non abbiamo ancora ricevuto il pagamento, nonostante un sollecito da parte nostra (ref. ns. del 4.6.01).

Vi informiamo che passeremo a vie giudiziarie.

Distinti saluti.

Corrispondenza commerciale come si scrive una lettera commerciale